Comment faire le suivi des commandes et de leurs livraison sur Precision Systems

Comment faire le suivi des commandes et de leurs livraison sur Precision Systems

Precision Systems a développé un module de gestion et de suivi des commandes à travers toutes les étapes de sa durée de vie.

Un outil performant et très complet vous permettant de garder l'œil et la main sur tout le processus.

Pour y accéder et commencer à en tirer profit, 

Connectez vous à votre interface administrateur depuis le web

allez dans la rubrique “Suivi des livraisons" accessible depuis la section “E-commerce” de la barre latérale de menu dans la partie gauche de votre écran, puis appuyez sur “En cours”

• Appuyez sur le bouton “+ Ajouter une commande” pour démarrer initier une commande et démarrer son suivi.

Étape 1:

Renseignez les données relatives au client auquel est destinée la commande.

• Si il s’agit d’un client habituel et qui existe déjà dans votre base de données, procédez à sa recherche à partir du premier champ de sélection de client.

• Si il s’agit d’un nouveau client, ou d’un client qui n’existe pas dans votre base de donnée, ajoutez le à partir du deuxième bouton “Ajouter un client” et remplissez le formulaire de création de sa fiche.

Notez que:

 Lorsque vous aurez créé le client à affecter à la commande, ce dernier  sera automatiquement ajouté à votre base de données clients.

Étape 2:

Cette étape est dédiée au informations relatives à la commande,

à savoir:

• sa source

• le ou les produits commandés par le client

• la quantité commandé

Ainsi,

> Procéder au renseignement de la fiche en sélectionnant la source appropriée parmi  ceux proposé dans la liste

Sélectionnez un filtre pour votre recherche de produit, tapez l’intitulé correspondant dans le champ “chercher un produit”, puis sélectionnez sa quantité.

Pour ajouter des produits  supplémentaire appuyez sur le bouton “+Ajouter un produit”

Pour envoyer un reçu électronique à votre client, cochez

“Envoyer un email contenant le ticket au client”.

Dans le champ remise, il vous est possible d’effectuer des réduction en y insérant le montant à déduire sur le total à facturer.

Étape 3:

Configuration commande-magasin

Depuis la première liste déroulante choisissez parmi vos magasins (si vous en possédez plusieurs) lequel encaissera le montant et comptabilisera la vente.

À partir de la deuxième liste déroulante, sélectionnez le stock depuis lequel le produit sera retranché.

Appuyez ensuite sur “confirmer” pour enregistrer la commande.

La fiche de votre commande apparaîtra dès lors dans la première colonne de votre Kanban de suivi.

Réservation:

A l’appui sur le bouton : , la fiche sera automatiquement réservé et attribué à l’utilisateur actif 

Livraison:

Pour enregistrer les données de livraison de la commande, appuyez sur :

Renseignez ensuite le formulaire:

1- Sélectionnez la société de transport qui se charge du transfert

Notez que:

Vous pouvez ajouter les sociétés de transport de votre choix depuis les paramètres.

2- Insérez la date estimée de la réception de la commande dans le champ “date de livraison”

3- Affectez la fiche à un état de livraison

Notez que:

Chaque état correspond à une colonne de votre Kanban de suivi, la commande sera par conséquent déplacée dans la colonne correspondante à l’état que vous aurez renseigné.

Exemple

Si l’on choisit  comme état pour cette commande, la fiche sera automatiquement déplacée dans la colonne “En cours de livraison”  lorsque vous aurez fini de remplir le formulaire.

4- Renseignez le numéro de suivi qui vous sera fourni par la société de livraison 

5- Renseignez l’adresse du destinataire dans les champs correspondants

6- Puis appuyez sur “confirmer” pour valider 

Notez que:

Vous pouvez encore modifier le destinataire de la commande à ce niveau depuis la section “Coordonnées du contact” située dans la partie inférieure de la fiche.

Paiement:

Pour enregistrer les données de paiement de la commande, appuyez sur :

Renseignez ensuite le formulaire:

1- Sélectionnez magasin qui encaissera le montant et comptabilisera la vente.

2- Dans type de commande choisissez “Avance” pour enregistrer un encaissement partiel, et “Paiement complet”  pour enregistrer l’encaissement de la totalité.

Notez que:

- Si vous choisissez “Paiement complet” le montant total de la commande sera automatiquement inséré dans le champ “Montant” et ne sera pas modifiable manuellement,

Pour le modifier, choisissez “Avance”  comme type de paiement.

- Si vous choisissez “Avance”  le montant restant sera calculé automatiquement et affiché en dessous du Total comme Reste.

3-Choisissez le moyen par lequel le client vous aura réglé  le mode de paiement dans “Mode de paiement”

Appuyez sur pour valider l'enregistrement du paiement.

Charges et autre consommations intermédiaires:

Pour enregistrer les données relatives aux frais engagés pour la commande, appuyez sur : 

Remplissez ensuite les champs du formulaire:

1- Appuyez sur pour procéder à l’enregistrement puis remplissez les champs qui vous seront affichés

2- Sélectionnez le type de frais à enregistrer dans la liste “Type”

3- Sélectionnez le moyen par lequel vous avez payé ses frais dans “Mode de paiement” 

4- Puis insérez la somme engagé dans “Montant”

Modification:

Il vous est possible de modifier les informations relatives à la commande en appuyant sur 

le bouton

Cela vous permettra de changer les produits composants la commande, leurs quantité, les remises ayant été appliquées ou même le destinataire.

Étiquette d'expédition:

Appuyez sur   pour générer l’étiquette d’expédition à coller sur le colis à livrer

Changement de statut de la commande:

Il vous est possible de changer le statut de la commande de deux façon:

1- Attraper la fiche avec la souris, puis glissez la vers la colonne souhaitée et lâchez.

2- Allez dans “Livraison”

Puis effectuez le changement souhaité depuis le champ “Statut”

Retours:

Déplacez votre fiche dans la colonne “Retournée” de votre Kanban puis appuyer sur pour insérer les informations relatives au remboursement (si remboursement il y a)

Si la commande retournée a déjà été encaissé, et que vous souhaitez effectuer un remboursement:

1- Choisissez le mode de remboursement dans le champ “mode de paiement”

2- Insérer la somme que vous souhaitez restituer dans “Montant”

3- Choisissez à partir de quel chiffre d’affaire vous souhaitez déduire la somme en sélectionnant une date dans le calendrier   

Puis appuyez sur ajouter pour valider l’enregistrement du remboursement

Archivage:

Une fois que la commande aura été livrée et qu’on vous aura réglé son montant, déplacez la fiche de la commande dans la colonne “Payé et archivé” de votre Kanban de suivi.

Vous pourrez dès lors la retrouver dans votre “archive” accessible depuis la barre latérale de menu